Office 365, apps de hot desking y software colaborativo: las herramientas favoritas de las empresas para volver a la oficina.

Las aplicaciones como Bookker para reservar mesa e implantar una política de hot desking (funcionalidad que permite utilizar un mismo espacio de trabajo entre diferentes personas, incluyendo los escritorios), las herramientas de los principales fabricantes como Zoom, Microsoft y Google, las apps de trabajo colaborativo como Slack o Trello o las conexiones VPN a la red de la oficina son una constante que se repite en la inmensa mayoría de las compañías españolas.

“Utilizamos el entorno office 365, mail, One Drive y Microsoft TEAMs como plataforma de colaboración y comunicación con las apps integradas para la gestión diaria y de equipos, Sharepoint, One Note, Planner, Azure Devops y adaptado la app de turnos para la gestión de la presencia en la oficina”, indican desde Repsol, reconociendo que han afrontado la nueva etapa confiados tras una década dando opción al teletrabajo y en la que han realizado inversiones en innovación digital. En 2018 la compañía puso en marcha un ambicioso programa de digitalización, incluyendo la migración a la nube de la mayor parte de su infraestructuras y aplicaciones.

La plataforma de colaboración en la nube de Microsoft 365 se ha consolidado como una de las opciones preferidas de gestión de equipos y trabajo a distancia en todos los sectores: el grueso de las empresas lo utilizan. La app no entiende de sectores: es transversal a AENA, Naturgy, Vodafone, Grupo Barceló, Grupo Verne, Telefónica o SPC.

En Danone destacan el uso de herramientas como Cisco WebEx para las teleconferencias, Bookker para reservar puestos de trabajo y salas de reuniones con realidad aumentada o Teams para proyectos específicos, sumadas a las que ya tenía la compañía como Workplace (intranet).

También en Telefónica subrayan la importancia de Teams como herramienta de colaboración para la comunicación, compartición de información, gestión de equipos y proyectos.

En BBVA se encuentran utilizando sistemas y apps para preservar la salud de los empleados en la vuelta presencial al trabajo, apoyándose en metodologías ágiles, herramientas como kanban y software de gestión de proyectos.

Desde el banco destacan My Access, parra acceder a las distintas sedes con solo pasar el móvil por el lector de los tornos (eliminando el sistema de identificación a través de la huella dactilar) y Tracing App, una app desarrollada por BBVA para detectar las interacciones de las personas dentro del banco a través de bluetooth, de forma que el smartphone registra con quién ha tenido contacto estrecho cada empleado. Eso sí, para blindar la privacidad la información se almacena solamente en el smartphone del empleado, y no es accesible por el banco. La finalidad es que ante un caso positivo de coronavirus la app mande una altera a los contactos próximos.

En BBVA también utilizan app de reserva de salas con aforo limitado para salvaguardar la distancia de seguridad, apps de servicios de restauración para hacer pedidos en sus propias cafeterías y evitar colas, pagando a través de la herramienta de forma automática, y sistema hot desking, para el que trabajan en una app global que permita gestionar la demanda de espacios de manera holística.

Desde el Banco Santander destacan que miles de empleados pudieron teletrabajar desde el año pasado gracias al uso de herramientas de colaboración, como las videollamadas, los chats y los archivos compartidos, mencionando de nuevo a la popular Teams y también a otras como Sharepoint o Onedrive.

Microsoft Teams ha sido una de las herramientas cuyo uso se ha disparado más durante la pandemia, junto con Zoom o la suite de Google.

Microsoft-Youtube. Las herramientas de productividad de Microsoft, de gestión de SAGE y de trabajo remoto de DELL y VMWare, sin olvidar la capa adicional de seguridad proporcionada por Fortinet o Veaam Backup son la apuesta del Grupo Verne.

En FullStep, compañía especializada en la digitalización end-to-end del proceso de compras, aprovisionamiento y cadena de suministro, todos los empleados tienen portátil, con conexión VPN a la red de la oficina y acceso securizado a todos los servicios, que permite replicar el trabajo presencial desde casa. Teams también es el gran aliado para conectar entre sí a los miembros del equipo.

Muchas compañías han apostado por desarrollar sus propias herramientas de comunicación interna, como en el caso de Grupo Covisian con Covisian Smart, adicional a las aplicaciones habituales y que permite a los responsables de servicio o coordinadores trabajar como si estuvieran en el entorno presencial. “Con ella pueden efectuar las tareas de formación y retroalimentación necesarias para el desarrollo de la curva de aprendizaje de los colaboradores”, destaca César López, CEO de GSS Grupo Covisian España y Latam.

Las herramientas tecnológicas también han permitido salvar escollos en el área de Recursos Humanos “Tecnologías como el machine learning nos han ayudado a detectar posibles pérdidas de talento, o los chatbots nos han facilitado la pre-selección de candidatos. También nos hemos valido de la digitalización para los onboarding”, cuenta a Business Insider España Beatriz Fraile Guinea, Chief People Officer and People & Employee Experience en la multinacional de servicios digitales y consultoría tecnológica y estratégica Stratesys.

“En nuestro caso también hemos desarrollado una herramienta propia para medir el clima laboral que nos ha ayudado a ir tomando la temperatura del estado de ánimo de nuestros trabajadores en momentos tan complicados como el confinamiento”, apunta. La monitorización de la salud de los empleados ha sido una constante desde el año pasado: citas médicas por videollamada o aplicaciones especializadas han llegado a los smartphones de miles de trabajadores.

“Nosotros hemos incorporado una app #SaludNaturgy para hacer seguimiento y gestión del estado de salud de nuestros empleados en todo lo relacionado con el COVID-19”, señalan desde la energética Naturgy.

Otra de las que está a la vanguardia se trata de Vodafone, desde la que destacan el uso de la plataforma de aprendizaje Vodafone University, con aplicaciones como Vodafone Library que permite a los empleados reservar y leer un enorme catálogo de libros, o su app de Zapiens, para aprender día a día y a la vez alimentar un bot de conocimiento para toda la compañía.

También emplean la herramienta Smartbuilding para integrar todos los servicios de sus centros de trabajo, desde lavar el coche a bajar el aire acondicionado, reservar puesto o mesa de comedor, cuentan con el chatbot Tobi para atender las consultas de los empleados y han lanzado apps de proveedores de restauración para recoger la comida del día a golpe de clic, evitando colas.

Surtido de tecnologías a medida para cada empresa.

Muchas empresas apuestan por un mix de tecnologías de diferentes proveedores adaptado a sus necesidades. Así lo cuenta a Business Insider España Edgar Imaz, cofundador de la energética SotySolar. “En nuestro caso usamos un mix tecnológico que engloba software de distintas compañías como Google Workspace, Basecamp o Salesforce y que usamos para potenciar la comunicación entre los miembros del equipo aunque lo que realmente ha mejorado nuestra forma de trabajar ha sido pasar de una cultura más presencialista a otra por objetivos”.

Patricia Vara, directora financiera de la agencia de valores Portocolom AV destaca que en su caso usan las mismas herramientas que antes de la pandemia, pero sacándoles más partido. “Teams, Freshales como CRM, sistema de comunicación interno, Trello como gestor de actividades o el grupo de WhatsApp Portocolom Champions”, anota. La empresa de servicios de inversión también aboga por un sistema flexible y personalizado, que da como media resultante 2 días de trabajo en casa y 3 en la oficina.

Por sus dimensiones, han podido innovar y adaptarse rápido. “El tamaño de Portocolom AV es óptimo para esta situación, suficiente para responder a las necesidades de nuestros clientes, innovar y crecer, pero lo bastante pequeño como para que no hayamos encontrado ninguna traba para la digitalización”, destaca Vara.

La anticipación es importante: compañías como AENA celebran haber implantado previamente herramientas como la oficina sin papeles antes de la pandemia, por lo que los equipos estaban familiarizados con los nuevos procedimientos digitales.

También Vodafone relata que dos años antes de la implantaron el concepto de smartworking inviertiendo en herramientas y sistemas, de forma que cuando estalló el confinamiento pudieron tener al 100% de la plantilla de oficina teletrabajando sin ningún tipo de impacto de un día para otro.

FUENTE: BUSINESS INSIDER. https://www.businessinsider.es/arreglan-empresas-espanolas-volver-oficina-883731